Nell’era tecnologica in cui si va sempre di fretta, sincronizzare velocemente le attività, gli appuntamenti ed il lavoro è importante.

Quello che vi propongo oggi è un problema che da un po’ mi affligge e che ho cercato di risolvere in questi giorni: come faccio a sincronizzare gli impegni tra due pc?

Una larga fetta di utenti usa Outlook per restare in contatto con il mondo e organizzare i propri impegni, ma condividere il proprio calendario su Office.com non ci permette di modificarlo altrove.

Come risolviamo questo problema?

Installare Google Calendar Sync

Una possibile soluzione è quella di sincronizzare il calendario su un server in cui sarà possibile modificarlo. L’esempio più lampante è Google Calendar.

Tutto quello che ci occorre è scaricare un programmino che si chiama Google Calendar Sync e avere impostato un profilo di Outlook 2003 o 2007 (o anche 2010, poi vedremo come).

Una volta scaricato ed installato, si configura facilmente inserendo le credenziali di accesso a Google, la direzione di sincronizzazione (da Outlook a Calendar, viceversa o entrambi) e ogni quanti minuti ripetere la procedura.

Ora è possibile sincronizzare il proprio profilo di Outlook con Google Calendar.

Sincronizzare 2 PC

Con questa procedura è possibile tenere aggiornati anche 2 o più Outlook presenti su altrettanti computer.

Installando Google Calendar Sync su tutti i computer, infatti, ogni aggiornamento sarà distribuito ovunque aggiungendo, rimuovendo o aggiornando automaticamente gli elementi.

Google Calendar Sync con Outlook 2010

Il programmino di Google, però, funziona solo con Outlook 2003 e 2007… Ma c’è un piccolo hack che è possibile adottare per farlo funzionare anche in Outlook 2010.

• Scarica un hex editor. Consiglio XVI32 che è gratuito e non si deve installare.
• Apri C:\Programmi\Microsoft Office\Office14\outlook.exe con l’hex editor (su Win Vista e Win 7 deve essere aperto in modalità amministratore)
• Nel file, trova il testo “14.0.0” e sostituiscilo con “12.0.0”, come nella figura qui sotto

In questo modo Outlook sarà visto come se fosse la versione 2007 e gli impegni cominceranno ad aggiornarsi senza problemi.

Ultimamente la Microsoft si sta rivelando più generosa di quanto sembri… sicuramente una strategia di mercato che ha portato i suoi frutti con Windows 7 e che non sarà da meno per la nuova suite Office 2010.

Oggi vi parlo proprio di Office 2010 la cui beta 2 è disponibile per il download gratuito proprio dal sito Microsoft.

Scaricare gratuitamente Office 2010

Per scaricare gratuitamente Office 2010 è necessario andare nella sezione officebeta del sito Microsoft esclusivamente (ahimè) con Internet Explorer

Qui sono disponibili 3 versioni: Office Home and Business 2010 che contiene Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook e le Office Web Apps, Office Professional 2010 con anche Access e Publisher e Office Professional Plus con tutte le applicazioni già menzionate più Outlook Business Contact Manager, Infopath, Communicator e SharePoint Workspace. Scegliamo per esempio la prima.

Nella pagina seguente verrà presentato il pacchetto con i requisiti minimi. Clicchiamo su Per approfondire per proseguire.

Ora è necessario fare il login con un account Windows Live ID (per esempio MSN o Hotmail) e sarà visualizzato il codice Product Key per la versione di Office scelta e due link per la versione a 32 e 64 bit.

Selezionata la lingua inglese (o altra se preferita), si aprirà una nuova pagina con l’inizializzatore del Download Manager e, terminato il download, sarà possibile installare la suite.

Configurazione di Office 2010

Per configurare Office 2010 ed inserire il codice seriale, riporto quanto scritto dal sito Microsoft:

Passaggio 1: aprire Microsoft Word 2010 Beta e fare clic sulla scheda “File”. Verrà attivata la visualizzazione Backstage. Fare quindi clic su “?” nella serie di schede sulla sinistra.

Passaggio 2: fare clic su Modifica codice “Product Key” nella parte destra della schermata.

Passaggio 3: immettere il codice “Product Key” per attivazione multipla visualizzato sopra. Selezionare la casella per eseguire l’attivazione automaticamente oppure riavviare l’applicazione per utilizzare la finestra di dialogo di attivazione.

Passaggio 4: la procedura è completata. L’immissione del codice “Product Key” per attivazione multipla in Microsoft Word 2010 Beta consente di attivare automaticamente tutte le applicazioni di Office Professional Plus 2010 Beta. Fare clic sulla scheda “File” per tornare alla visualizzazione documento.

Fatemi sapere le vostre impressioni

(via gHacks)

E’ da qualche giorno che Office 2010, uscito in Technical Preview, sta facendo parlare di sé e sembra che quelli di casa Microsoft siano sul piede di guerra contro i prodotti online che permettono di realizzare documenti senza scaricare programmi e affini come Google Docs e Zoho.

E non solo… sono state aggiunte molte funzioni interessanti ed è stata incrementata la protezione. Vediamo le novità.

Il “menù file”

Da Office 2003, il menù file è stato sostituito con uno simboleggiato dal logo di Office in alto a sinistra che permette di fare, in pratica, tutte quelle operazioni che erano previste dal precedente menù. In Office 2010 questa sezione è stata ampliata e semplificata. Tra le novità più rilevanti è presente una nuova sezione riservata alla stampa dei documenti che permette anche la modifica di alcune impostazioni quali orientamento e tipo di pagina direttamente dal menù, visualizzando l’anteprima di stampa accanto alle preferenze scelte.

Gli strumenti online

Punto forza di questo nuovo Office sono gli strumenti online. La collaborazione in tempo reale è uno di questi e permette la visione e la modifica contemporanea di un lavoro da più utenti su pc diversi. Fondamentale per i gruppi di lavoro e per organizzare un lavoro complesso.

Altro strumento interessante, già accennato nella premessa dell’articolo, è la possibilità di creare i propri documenti online. In pratica inizia una vera e propria guerra a Google. Office Web Apps, questo il nome del pacchetto, permetterà di avere a disposizione Word, Excel, PowerPoint e OneNote direttamente sul proprio browser anche se con funzionalità ridotte. Anche la versione online di Office avrà la funzione di collaborazione in tempo reale e sarà, a differenza di quella da installare, gratuita.

L’anteprima di incolla

In Office 2010, in particolare in Word visto che l’aggiunta delle nuove funzioni è più difficile data la semplicità del programma, è stata migliorata l’operazione di copia-incolla. Subito dopo aver incollato un testo, infatti, viene visualizzato un piccolo box con le opzioni disponibili per migliorare il testo incollato e, spostandoci con il mouse sopra una di queste, è possibile vedere un’anteprima del testo formattato secondo l’opzione scelta.

Raggruppare le conversazioni in Outlook

Altra caratteristica riguarda le conversazioni via email in Outlook. I messaggi che sono risposte di risposte di risposte con la nuova versione verranno raggruppati, ispirandosi anche qui a Gmail. Questa funzione, però, risulta estremamente scomoda per le cosiddette “email di conferma”. Se riceviamo da un servizio online, come per esempio Trenitalia, 20 email per altrettanti biglietti acquistati, Outlook ci raggrupperà tutte le email in un unico messaggio. Può essere utile, ma visto che mi vengono visualizzate anche email di 2 mesi fa prima di quelle di ieri, perché non utilizzare una cartella?

Maggiore protezione

Un’ultima occhiata è dedicata alla protezione dei documenti. E’ stata infatti aggiunta una sezione riservata alla protezione contro le modifiche accidentali scegliendo quali restrizioni applicare al documento e chi può modificarlo e collaborare.

(via Mashable)

Dopo aver scritto un documento importante con Word, Excel, OpenOffice Writer o altro programma o suite di lavoro per renderlo disponibile ovunque e per chiunque lo salviamo in formato PDF. Per questo formato, infatti, esistono tantissimi lettori che ne permettono l’apertura su un qualsiasi sistema operativo.

Ma se non abbiamo alcun programma installato che fa al caso nostro oppure vogliamo un servizio online semplice e veloce che converte il file per noi? Ci viene in aiuto Cometdocs, un sito che permette gratuitamente non solo la conversione da un qualsiasi formato in PDF, ma anche di effettuare l’operazione inversa e tantissime altre operazioni per un totale di oltre 50 tipi di conversione con una qualità eccellente.

Converti qualunque tipo di file

Con questo servizio è possibile convertire qualunque tipo di file in PDF, comprese le immagini, le pagine HTML ed i file di testo TXT (la lista completa nella sezione FAQ del sito). La cosa veramente interessante, però, è un’altra: la possibilità di convertire un file da PDF in documento Office o OpenOffice, immagine, pagina web e persino Autocad.

Sono presenti, inoltre, alcune conversioni speciali come la trasformazione di un file XPS in un documento o immagine, la conversione da file Excel in CSV che può essere a sua volta convertito in un file delimitato o a lunghezza fissa. Due tipi di conversione del tutto particolari, sono invece quelli da HTML in RSS e la trasformazione di file DOS o MAC in UNIX e viceversa. Queste ultime tipologie sono poco comuni e fanno di Cometdocs un servizio quasi unico.

Come convertire i file

La procedura di conversione è veramente semplice: basta indicare un file, il tipo preferito per la conversione ed inserire un indirizzo email. L’inserimento dell’indirizzo email è necessario per la ricezione del documento convertito.

E’ anche possibile effettuare la registrazione gratuita per tenere traccia dei documenti già convertiti e poterli scaricare anche in un secondo momento direttamente dal sito. La registrazione consente anche l’archiviazione dei documenti originali per tenere in ordine le operazioni effettutate.

(logo iconarchive.org)